Inovativni načini za rješavanje problema buke u kancelariji nakon povratka poslije pandemije

Nakon godina rada od kuće, zaposleni se bore sa ometanjima u kancelariji. Rješenja se kreću od kabina za telefoniranje unutar kancelarije do biblioteka i, iznenađujuće, dodavanja više zvuka.

Čad Vest (Chad West) ne ide u svoju kancelariju u Londonu više od jednom nedjeljno. Kao potpredsjednik marketinga u firmi koja pruža usluge kripto pametnog novčanika Argent, Vest dolazi na strateške ili kreativne sastanke. Ali kada samo pokušava da završi posao, buka i ometanje u kancelariji sa otvorenim konceptom u Argentu čine ga 40% manje produktivnim nego kod kuće, procjenjuje on. Muzika koja izlazi iz slušalica kolega i njihovi glasovi odvlače mu pažnju dok ga zvuk inženjera softvera koji udaraju po tastaturama nervira.

„Ne znam da li je to zato što smo svi postali malo psihopate, ili je to oduvijek bilo u nama, ali sada primjećujem sve“, kaže Vest, 33. „Ako neko ima smjelosti da obavi telefonski poziv u maloj kancelariji gdje ljudi pokušavaju da rade, to mi smeta“.

Više od četiri godine nakon što je pandemija natjerala većinu radnika da rade od kuće, mnogi su se vratili u kancelariju, bilo zbog naloga poslodavca, želje da provode vrijeme sa kolegama ili potrebe da pobjegnu od cimera ili porodice. Oko 27% plaćenih radnih dana u SAD-u u maju obavlja se od kuće, što je značajan pad sa oko 60% na vrhuncu pandemije, ali više nego prije kovid-19 kada je taj udio bio ispod 10%.

Kako su se ljudi vratili u kancelariju, bilo potpuno ili djelimično, eskalirale su pritužbe na dugotrajnu frustraciju – buku i ometanja u kancelarijama sa otvorenim konceptom. Radnici obavljaju više Zum (Zoom) sastanaka iz kancelarije i često govore glasnije tokom tih video poziva. Šefovi podstiču da se kancelarijski dani provode u „saradnji“ i razvoju socijalnih veza, ali to pojačava buku koja odjekuje u prostoru.

Dodatni problem: U kompanijama koje su smanjile svoje nekretnine kako bi iskoristile manji broj ljudi prisutnih u kancelariji, konferencijske sale i privatni prostori se brzo popune – prvi koji ih zauzmu svakodnevno ostaju na tom mjestu. „To je ljudsko ponašanje“, kaže Melisa Striklend (Melissa Strickland), direktorka u dizajnerskoj firmi HLW. Ako sastanci traju jedan za drugim, „zašto bih [mijenjao prostorije] kada mogu jednostavno da obavim sve svoje pozive sa nekim komforom [u ovoj prostoriji sam]?“

Samo trećina podnosi buku

U anketi iz septembra 2023. godine, koju je sprovela istraživačka firma Lismen (Leesman), buka je ocijenjena kao jedna od 10 najvažnijih karakteristika kancelarije – na listi je između funkcionalnih toaleta i IT pomoćnog centra. Ipak, samo oko 32% zaposlenih je zadovoljno nivoom buke u prosječnoj kancelariji, otkrila je još jedna Lismen anketa (objavljena u aprilu), a samo dva problema su imala niže rezultate zadovoljstva u tim kancelarijama: pristup obližnjim „rekreativnim sadržajima“ i broj ljudi koji prolaze pored radnih stolova.

Odgovor na sve ove pritužbe predstavlja poslovnu priliku, sa prodavcima koji uspješno prodaju sve, od kabina u stilu telefonskih govornica do usluga „zvučnog pejzaža“ koje koriste „biofilijski“ pristup kako bi prigušile glasove zvucima iz prirode. Proizvođači namještaja i dizajneri enterijera dodaju više akustički prijatnih materijala i dizajniraju „biblioteke“ kao tihe prostore za rad. Neki poslodavci dijele slušalice sa poništavanjem buke i čak razvijaju alate koji pomažu radnicima da upozore kolege kada im je potrebna koncentracija.

„Ovo je ekser koji svaka organizacija pokušava da pogodi u glavu“, kaže osnivač Lismena Tim Oldmen (Tim Oldman). On vidi da dizajneri prelaze ka „recelularizaciji“ unutrašnjeg prostora – više soba za sastanke, privatnih kancelarija ili tihih soba koje mnogi radnici priželjkuju. „Ako želimo da se zaposleni dobrovoljno vraćaju u kancelarije, moramo da obezbijedimo prostor koji podržava one trenutke kada im je potrebna posebna akustička i vizuelna privatnost“.

Ometanja u kancelariji su više od malih neprijatnosti. Studija iz 2021. godine objavljena u Journal of Management & Organization otkrila je da u eksperimentima sa kontrolisanim okruženjem, tipični nivo buke u kancelarijama sa otvorenim planom uzrokuje povećanje fizioloških pokazatelja stresa, poput višeg srčanog ritma, kao i više izraza gađenja na licu i izvještaja radnika o negativnim raspoloženjima.

„Ne prilagođavamo se buci“, primjećuje Libi Sander (Libby Sander), docentkinja na Bond univerzitetu u Australiji, koja je radila na studiji. „Imamo ideju da ćemo se jednostavno navići na to… Ali fiziološki i psihološki, vaše tijelo neće“.

Želja za većom kontrolom nad bukom u kancelariji je jedan od razloga rasta kompanija kao što je finski Frejmeri (Framery), jedan od najvećih proizvođača kancelarijskih „kabina“ – u suštini, potpuno zatvorenih, modernih telefonskih govornica sa staklenim zidovima čija se cijena kreće od oko 8.700 dolara za kompaktni singl. (Neke kabine primaju do šest ljudi, čineći ih više kao zatvorene konferencijske sale).

U 2022. godini, globalni prihod Frejmerija dostigao je 164 miliona dolara, u odnosu na 86 miliona dolara u 2020. i 101 milion dolara u 2021. Iako su prodaje blago pale u 2023. godini, pogođene tržišnom nesigurnošću, inflacijom i višim kamatnim stopama, suosnivač i izvršni direktor Samu Holfors (Samu Hällfors) rekao je da očekuje brz rast ove godine, iako nije želio da podijeli prognoze.

U martu je kompanija dodala novu liniju kabina koje ne samo da izoluju zvuk za korisnike unutar kabina, već imaju sistem „zvučnog maskiranja“ koji emituje zvuk sličan ružičastom šumu u okolna područja. Na taj način, kabine podižu ambijentalnu buku u obližnjim prostorima, sa ciljem da razgovori u kancelariji budu manje razumljivi. „Nivo buke sam po sebi? Da, to je nekakav problem, ali pravi problem sa bukom je kada vaš mozak uhvati poznatu riječ“, kaže Holfors.

Zvukom protiv buke, ali i tišine

Zato dizajneri i preduzetnici dodaju zvuk u prostore, što može biti način za rješavanje zabrinutosti zbog previše buke ili previše tišine. Nakon što je više od decenije radio za druge u zvučnom prostoru, Evan Benvej (Evan Benway) je pokrenuo Mudsonik (Moodsonic) sa sjedištem u Londonu 2022. godine. Sada radi sa kompanijama kao što su SAP, GSK i Stilkejs (Steelcase) na stvaranju „odgovarajućih zvučnih pejzaža“ koji koriste senzore za generisanje pozadinskog zvuka koji se prilagođava u realnom vremenu koliko je ometajuće ili stimulativno okruženje.

U suštini, Mudsonik pomaže kompanijama da riješe jednu od ironija post-pandemijskog radnog mjesta: Ljudi su ometeni zvukom u kancelariji, ali često zato što je previše tiho, nego previše glasno. Umjesto da imaju 60 ljudi u otvorenoj kancelariji gdje se u pozadini čuje brujanje mnogih razgovora, „sada možda imate 15 ljudi, i kada jedna osoba govori, svi čuju sve“, kaže Benvej. „To je savršena razumljivost govora“ – i problem koji najviše smeta ljudima.

Mudsonikovi senzori prate nivo zvuka i prilagođavaju „zvučne pejzaže“, koji uključuju suptilne ptičje pjesme ili žubor potoka inspirisane prirodom, u zavisnosti od odnosa glasnih prodajnih poziva i fokusiranog rada ili da li je tihi petak ili užurbani utorak. Benvej ne želi da otkriva prihode, ali kaže da kompanija radi sa 30 od 500 najvećih američkih kompanija i već je profitabilna; u svojoj drugoj godini, utrostručila je kvadratne metre gdje pruža zvučne pejzaže i povećala pretplate 150%.

Zvučno izolovane kabine

Drugi pronalaze uspjeh oslanjajući se na potrebu kancelarijskih radnika za privatnošću, ali i na slične želje radnika koji rade na daljinu. Istaknuti investitor u startapove Fred Vilson (Fred Wilson), suosnivač Union Square Ventures u Njujorku, i njegova supruga Džoan (Joanne), anđeo investitor, pokreću drugu lokaciju Frejmvort, kovorking prostora u Njujorku, ove jeseni u Refinery at Domino, revitalizovanoj industrijskoj zgradi koja je nekada bila veliki pogon za proizvodnju šećera.

Dvoje su došli na ideju nakon što su prepoznali da u gradovima poput Njujorka preduzetnici, kreativci i drugi radnici na daljinu imaju malo svog prostora i ne žele nužno biti u „jednom od tih mjesta gdje postoji to dijeljenje besmislica“, kaže Džoan misleći na kovorking prostore sa grupnim sjedenjem i malo privatnosti.

Na prvoj lokaciji Vilsonovih u naselju Klinton Hil u Bruklinu, članovi plaćaju od 755 do 860 dolara mjesečno, u zavisnosti od trajanja ugovora, za svoju zvučno izolovanu kabinu u prostranom Frejmvork prostoru, kompletiranu sa mini frižiderom, kuvalom i francuskom presom. Prvobitno dizajnirane kao način za socijalno distanciranje ljudi tokom pandemije, kabine sada privlače članove iz drugih razloga. „Tiho je, i ne moraju da slušaju svog susjeda kako razgovara sa prijateljem ili suprugom ili šta god“, rekao je Fred Vilson za Forbes. Originalna lokacija ima listu čekanja od oko 20 ljudi.

Proizvođači namještaja i dizajneri enterijera, takođe, ugrađuju više akustičke zaštite u svoje prostore. Zintra Akustiks (Zintra Acoustics), linija zidnih panela, pregradnih prostora i plafonskih instalacija koje pomažu u apsorpciji zvuka, bilježi „naglo“ povećanje potražnje za akustičnim rješenjima, rekla je Kirsten Grosman, vođa za marketinške proizvode za brend, koji je u vlasništvu australijske grupe Baresk (Baresque Group), u izjavi putem e-pošte. „Buka je postala predmet najvećih žalbi među zaposlenima“, rekla je.

IKEA mijenja dizajn namještaja radi smanjenja buke

U međuvremenu, švedska kompanija IKEA, koja se bavi kancelarijskim namještajem već 40 godina, uvodi novu liniju (poznatu kao MITTZON) koja je djelimično dizajnirana za rješavanje problema sa zvukom i bukom. Na primjer, dodala je materijal od drvenih vlakana, koji se obično koristi u građevinskoj industriji za izolaciju, na akustične ekrane obložene tkaninom. IKEA je takođe radila sa dobavljačima da utiša mehanizam koji kontroliše visinu električnog stola na dugme. „Uloga kancelarije se promijenila“, kaže Ikea diveloper proizvoda Filip Dile (Philip Dilé). „Većina ljudi nam je rekla da želi da se vrati [u kancelariju] kako bi našla fokus i manje ometanja“.

Nova linija IKEA-e, jedan je primjer šireg pokreta ka pružanju više rješenja koja ne zahtijevaju mnogo privatnih kancelarija ili prostorija, što bi moglo da poništi svrhu dolaska ljudi u kancelariju radi saradnje.

„Zašto bih želio da dođem u čitav niz kabina ili Zum soba, i to je moje iskustvo za taj dan?“, pita Trejsi Vajmer, potpredsjednik za inspiraciju u Teknionu, koji takođe proizvodi kabine. Vajmer napominje da njegova firma radi na novom proizvodu koji pruža „vizuelne signale da li ste dostupni ili radite fokusiran posao“, ali je rekao da je prerano za pružanje detalja.

Vizuelni signali da li si dostupan

Jedan poslodavac koji eksperimentiše sa vizuelnim signalima je monday.com, izraelska firma za softver za upravljanje projektima. Ima grupu Tvoraca (Makers Team) među osobljem koji su dizajnirali uređaj interneta stvari (IoT) nazvan „FocusTime“ koji je postavljen na uglu monitora radnika. Izgleda kao brojčanik koji pokazuje koliko vremena za neometan rad treba korisniku – i djeluje kao poboljšanje statusnih ikona na Sleku (Slack) ili Timsu (Teams) koje su ljudi navikli da vide na ekranu.

Ideja je prvobitno došla od zaposlenog u monday.com koji se borio sa prekidanjem kolega kada se vratio u kancelariju; rana verzija je bila jednostavno zastavica koja se mogla ručno podići kada neko ne bi trebalo da bude ometan prije nego što je postala uređaj koji korisnici mogu jednostavno uključiti i isključiti. Evoluirala je u trenutni gedžet, koji korisnici mogu postaviti da pokažu kolegama koliko im je vremena potrebno za fokus – vremenski prozor se kopira u aplikaciju za kalendar – ili ako je vrijeme za tihi rad blokirano u digitalnom kalendaru, pojaviće se na uređaju.

Saron Paz, vođa tima Tvoraca, kaže da oko 20 zaposlenih učestvuje u pilotu koristeći prototip gedžeta; planira se testiranje na nivou cele kompanije, a onda, potencijalno, može postati proizvod koji komercijalizuju. (U septembru, monday.com planira da prikaže uređaj na konferenciji za klijente u Londonu i Njujorku). Paz se nada da će uređaji „pokrenuti razgovor između ljudi o tome šta im je potrebno u smislu buke ili drugih tačaka bola“, kaže on, napominjući „još smo snažno vezani za fizičke stvari“.

Druge kompanije dijele slušalice sa poništavanjem buke kao pogodnost za povratak u kancelariju ili dodaju više tihih prostora u dizajn. Kada je Mejlčimp (Mailchimp) odjeljenje Intuita dizajniralo svoje nove kancelarije – elegantan, moderan prostor duž popularne šetališne i biciklističke staze BeltLine u Atlanti – akustika je bila prioritet. Stari prostor je imao more stolova u preuređenom skladištu sa samo šest kabina za telefoniranje ili „drop-in“ soba; novi ima više od 60, kaže projektni izvršni direktor Kolin Hjuz (Colin Hughes). Zaposleni imaju opciju naručivanja slušalica sa poništavanjem buke besplatno.

Kad kancelarija izgleda kao biblioteka

U ovom „inovacionom centru“ – kako Intuit naziva novu kancelariju u Atlanti – akustički prijatni paneli korišćeni su na zidovima, plafonima i kao pregrade za odvajanje „naselja“ u kancelariji. Postoji pet „biblioteka“ širom zgrade, od kojih je nekoliko obloženo drvetom, ispunjene su knjigama i sa prostranim stolovima sa radnim svjetlima koja podsećaju na modernu univerzitetsku biblioteku. Ljudi tamo obično rade tiho, kaže Hjuz: „Ako vidite knjige na zidovima i izgleda kao biblioteka, ponašaćete se tako“.

Jedan od faktora koji pokreće stvaranje više prostora za tihi rad je veća svijest o potrebama neurodivergentnih radnika, kao što su oni sa ADHD-om ili izazovima senzorne obrade. Eksterna istraživanja pokazuju da je 15% do 20% zaposlenih neurodivergentno, kaže Sejlsforsova (Salesforce) izvršna potpredsjednica za nekretnine i usluge na radnom mejstu Relina Bulčandani (Relina Bulchandani). To je podstaklo softverskog giganta da dizajnira spratove u svojoj novoj kuli u Čikagu sa „meditacijskim sobama“ za tihe pauze i „bibliotekama“ opremljenim dvostrukim monitorima koje su tražili softverski inženjeri.

Iako se nazivaju bibliotekama, nema znakova za tišinu, kaže Bulčandani. Ona primjećuje da su ljudi, kako su provodili više vremena u kancelariji, postali komforniji sa obavljanjem poziva za stolovima u otvorenim prostorijama, i Sejlsfors je podsticao ljude da više toga rade – u razumnim granicama – kako bi spriječili da se male sobe za sastanke popune. „Podstičemo ljude da mogu obavljati pozive, ali budite pažljivi – ne želite da budete cio dan na video pozivima za svojim stolom“.

Ipak, paradoks mnogih takvih rješenja za ometanje u kancelariji nije promakao Vestu iz Argenta. Ako bi svi jednostavno imali izbor gdje žele da rade – umjesto da moraju da dolaze u kancelariju – neka od tih rješenja ne bi bila potrebna. „Sve o čemu bi kompanija trebalo da brine je efikasnost,“ kaže on. „Ako isporučujete ono što se od vas očekuje, radite šta god želite“.

Jena McGregor, Forbes

A Noisy Office Is A Nuisance–And A Business Opportunity