Najproduktivniji ljudi ne koriste To-do liste, imaju bolje rješenje

Mnogi se mogu prepoznati u sljedećoj situaciji. Počinjete ponedjeljak ujutru sa dugačkom listom svega što treba da uradite. Do 17 časova lista postane duža nego što je bila na početku dana. Precrtali ste samo najjednostavnije zadatke. Na kraju ostajete sa osjećajem nelagode i zabrinutosti zbog velikih projekata koje niste ni dotakli. Ovaj fenomen produktivnosti poznat je kao paradoks liste obaveza (To-do). Koristimo liste kako bismo stekli osjećaj kontrole, ali one često na kraju kontrolišu nas, ostavljajući nas preopterećenim i iscrpljenim.

Izvještaj NBC-a, pozivajući se na podatke startapa za produktivnost iDoneThis, pokazao je da čak 41 odsto stavki sa lista obaveza nikada ne bude završeno.

Još gore, nezavršeni zadaci doprinose takozvanom Zeigarnikovom efektu, psihološkom fenomenu zbog kojeg naš mozak ostaje usredsrijeđen na nedovršene poslove. Ovaj efekat izaziva nepotreban stres i zamor od stalnog nastojanja da se postigne više.

Prelazak sa uloge izvršioca zadataka na ulogu strateškog lidera zahtijeva da prestanete da pravite spiskove i počnete da planirate prioritete u vremenu. Evo zašto najproduktivniji profesionalci napuštaju klasične liste i šta rade umjesto toga:

Problem: Ravna hijerarhija zadataka

Osnovni nedostatak liste obaveza jeste to što sve zadatke tretira kao podjednako važne.

Na standardnoj listi stavka „odgovoriti na Majkov mejl“ izgleda potpuno isto kao i „izraditi strategiju širenja poslovanja za četvrti kvartal“.

U stvarnosti, zadaci se mogu podijeliti u dvije veoma različite kategorije: zadatke vrijedne 10 dolara i zadatke vrijedne 10.000 dolara.

Zadatke od 10 dolara možemo posmatrati kao administrativne poslove koji održavaju svakodnevno funkcionisanje, ali ne donose značajan napredak u karijeri.

S druge strane, zadaci od 10.000 dolara predstavljaju aktivnosti sa velikim uticajem – duboki fokusirani rad, strateško razmišljanje i rješavanje složenih problema koji zaista vode unapređenjima i povećanju zarade.

Kada radite prema listi, mozak prirodno teži zadacima od 10 dolara, jer njihovo završavanje pruža brz nalet zadovoljstva kada ih precrtate sa spiska.

Ne upadajte u tu zamku.

Možete provesti 10 sati dnevno zauzeti, a da pritom niste zaista produktivni. Umjesto toga, usmjerite način razmišljanja ka rezultatima koji imaju najveći uticaj.

Alternativa: Metod vremenskih blokova

Ako je lista obaveza lista želja, onda je kalendar obaveza.

Najproduktivniji ljudi koriste metodu poznatu kao blokiranje vremena. Ovaj pristup podrazumijeva da svoje prioritete direktno upišete u kalendar kao termine koji se ne mogu otkazati.

Lista obaveza govori vam šta treba da uradite, dok vam kalendar govori kada ćete to uraditi.

Kada rezervišete dva sata za „Duboki rad: prezentacija strategije“, vi realno procjenjujete svoje kapacitete. Suočavate se sa činjenicom da je vrijeme ograničen resurs.

Ako nešto ne može da stane u kalendar, vjerovatno neće biti ni urađeno. Takva spoznaja omogućava vam da odbacite aktivnosti male vrijednosti prije nego što vam oduzmu cio dan.

Imate puno pravo da kažete „ne“ novom zadatku kada vam je raspored već popunjen.

Plan u tri koraka: Kako početi sa blokiranjem vremena

Prelazak sa liste obaveza na ovaj sistem zahtijeva promjenu načina razmišljanja.

Koristite sljedeća tri koraka kako biste organizovali nedjelju sa maksimalnim učinkom.

Korak 1: Najprije odredite svoje „velike stijene“

Prije nego što otvorite elektronsku poštu, odredite tri najvažnije stvari koje morate završiti tokom te nedjelje da biste je smatrali uspješnom.

To su vaši zadaci od 10.000 dolara. Sve ostalo je sekundarno.

Usredsređivanje na dubinu umjesto na širinu može vam pomoći da izbjegnete osjećaj stagnacije u karijeri i utisak da se trudite, a ne napredujete.

Korak 2: Rezervišite vrijeme u kalendaru

Zakažite svoje najvažnije zadatke tokom perioda dana kada imate najviše energije.

Za većinu ljudi to su jutarnji sati utorka, srijede i četvrtka.

Za svaki blok predvidite najmanje 90 minuta.

Posmatrajte ovo kao provjeru kvaliteta svog dubokog rada, tokom koje štitite svoj najvrijedniji resurs – pažnju – od površnih aktivnosti koje ispunjavaju dane većine ljudi.

Korak 3: Branite svoje termine kao sastanak sa generalnim direktorom

Kada bi vas generalni direktor pozvao na individualni sastanak, sigurno ga ne biste propustili da biste odgovorili na nasumičnu poruku na Sleku (Slack).

Prema svojim vremenskim blokovima odnosite se sa istim nivoom poštovanja.

Isključite obavještenja, zatvorite kartice sa elektronskom poštom i obavijestite kolege da ste fokusirani na rad.

Ako neko pokuša da zakaže sastanak tokom tog termina, ponudite drugi termin. Zapamtite: ako vi ne poštujete svoje vrijeme, neće ga poštovati ni drugi.

Produktivnost nije količina, već pravi izbor

Biti produktivan ne znači samo uraditi što više stvari tokom dana. Prava produktivnost znači pobrinuti se da budu završene prave stvari.

Liste obaveza prate ono što još nijeste završili, dok kalendar organizovan po vremenskim blokovima pokazuje kuda idete.

Kada počne nova nedjelja, pokušajte da napravite detoksikaciju od lista obaveza. Izaberite jedan važan projekat, pronađite slobodan dvočasovni termin u kalendaru za naredni dan i obavežite se da ćete ga iskoristiti upravo za taj zadatak.

Posmatrajte kako se vaš fokus mijenja kada prestanete da brinete o pitanju „šta treba da uradim“ i počnete da se posvećujete pitanju „kada ću to uraditi“.

Napredak u karijeri se vremenom umnožava kada se usredsrijedite na rezultate velike vrijednosti.

Prestanite da pravite spiskove i počnite da planirate vrijeme.

Sho Dewan, saradnik Forbesa

Why The Most Productive People Don’t Use A To-Do List